A pályázatírás legfontosabb szakaszai

2023, február 7 - 17:01

Milyen lépések kihagyhatatlanok a folyamat során?

A pályázatírás nagyfokú odafigyelést és precizitást igényel, ezért akkor érdemes belevágni, ha alapos tervezés előzi meg a dokumentum összeállítását. Ez általában alapvetően meghatározott lépések szerint történik, amelyeket az alábbiakban foglalunk össze.

 

 

1. Elemzés

A pályázat közzététele után fontos áttekinteni a specifikációt, hogy megbizonyosodjunk róla, érdemes-e ajánlatot tenni. Sokkal költséghatékonyabb, ha ez már a folyamat elején eldől, például azért, mert az adott cég nem rendelkezik a szükséges képesítésekkel.

Az ajánlat elemzési szakaszában azt is fontos megbizonyosodni arról, hogy a szervezet készen áll-e az ajánlattételre. Ez általában magában foglalja az akkreditációk, szabályzatok és eljárások, pénzügyi információk és egyéb szükséges dokumentumok összevetését.
 

2. Együttműködés

Fontos, hogy a pályázatíró szorosan együttműködjön a téma szakértőivel, már csak azért is, hogy összegyűjtse a kérdések megválaszolásához szük-séges összes műszaki információt és szolgáltatási részletet.

Ezen információk összegyűjtésére számos technika használható, hogy az eredmény egy nyerő ajánlat legyen. Ez általában magában foglalja a telefonos interjúkat, a téma szakértője által biztosított tartalmak, valamint a korábbi ajánlatok szerkesztését és áttekintését. Nagyon fontos, hogy ne egy korábbi ajánlatból származó tartalmat használjunk fel újra – a nyertes licitekre kifejezetten az aktuális pályázati lehetőségre szabott válaszok vannak.
 

3. Írási folyamat

Miután a kérdéshez szükséges összes információt összegyűlt, az ajánlatíró elkezd írni. A pályázatírás során nem feltétlenül sorrendben halad, inkább attól függően, hogy a téma szakértői mennyire állnak rendelkezésre a folyamat során.

A dokumentumnak általában legalább három tervezete van. A kezdeti tervezetből még sok minden hiányzik, de a második és a harmadik verzió már közelebb áll a végeredményhez. Mindig jó ötlet több embernek áttekinteni a válaszokat, hogy a lehető legtöbb hibára fény derüljön.

Az ajánlatíró és/vagy egy adminisztrátor általában nyilvántartást vezet arról, hogy ki a felelős az egyes válaszokért, és ezek melyik szövegezési szakaszban vannak.

 

 

 

 

4. Összeállítás

Az összes válasz kitöltése után következik az utolsó feladat, a dokumentumok összegyűjtése a végső ajánlat benyújtásához. Ez a folyamat magában foglalja az összes kért szabályzat és eljárás, akkreditáció és minden alátámasztó dokumentum mellékletekbe történő összeállítását és azok helyes számozását, hogy a válaszokban szereplő hivatkozásokhoz illeszkedjenek. Jó, ha az összes tartalom legalább 24 órával a beküldés határideje előtt felkerül.