Hogyan építsen ki egy távoli munkakörnyezetet

Akár részben, akár teljesen távolról kezdene el dolgozni a munkahelyén, mindenekelőtt jó tervet kell készítenie. Kezdje azzal, hogy találkozzon a cége vezetőivel és irányítóival, hogy kitalálja, hogyan képzelik el ezt az új korszakot. Ha elveszettnek érzi magát, nézze meg, mire készülnek társai; megnézheti, mit csinálnak más cégek, és mit mondanak a vezetőik. Amikor levonja a következtetést, itt az ideje, hogy átgondolja, hogyan kommunikálja ezt az alkalmazottaival, mielőtt áttérne a megvalósításra. Ne felejtse el lassan bevezetni az átállást, hiszen fokozatosan el kell haladnia a végső cél felé: egy virágzó távoli kultúra felé.

 

 

Megoldandó kihívások

Az elosztott csapatokban gyakori, hogy különböző helyekről és több időzónában dolgoznak az emberek, ami azt jelenti, hogy a nap folyamán csak néhány értékes órája van átfedésben kollégájával vagy vezetőjével. Hogyan lehet legyőzni ezt a kommunikációs akadályt és hatékonyan együttműködni? Először is megerősítheti az aszinkron kommunikációs készségeket a csapatokban.

Az aszinkron kommunikáció hangsúlyozása lehetővé teszi, hogy mindenki a terhelése és elérhetősége alapján dolgozzon. Amikor a munkatársak megkapják a kolléga kérését, azt a terhelhetőségük alapján tudják feldolgozni – sürgős ügyekre eltérő szabályok vonatkozhatnak. Emellett az alkalmazottak sokat kommunikálnak írással távoli környezetben; így ha visszajelzésre van szüksége egy projekttel kapcsolatban, teljes feljegyzéseket küldjön csapattársainak, és tájékoztassa őket az Ön által megtett lépésekről.

Magától nem fog működni az aszinkron együttműködés; a technológia azonban Ön mellett áll. Találja meg a megfelelő együttműködési eszközöket, amelyek segítségével csapata hatékonyan kommunikálhat írásban, és amelyek lehetővé teszik a személyes és csapatszervezést. A megfelelő választáshoz döntse el, hogy mik az üzleti prioritásai, és keresse meg a megfelelő digitális eszközöket és platformokat, amelyek lefedik ezeket.

Gyakorlati megfontolások

A távoli onboarding egy kicsit más, mint az in-office; bevett gyakorlat az új távoli alkalmazottak bevonására, hogy egy-két hétre behozzák őket az irodába, hogy megismerkedjenek a működési folyamatokkal, ki mit csinál, hogyan szokták a problémákat kezelni – és kinek.

De mi van akkor, ha a vállalat teljesen távoli, és az irodai beépítés nem lehetséges? Kezdetnek készíthet egy távoli alkalmazott felvételi ellenőrzőlistát; próbálja meg ugyanazokat a lépéseket követni, mint az irodában, de virtuálisan, és találjon megoldást azokra a lépésekre, amelyeket távolról nem könnyű reprodukálni. Például most, hogy az informatikai adminisztrátor nem lesz a közelben, hogy segítsen az új alkalmazottaknak felállítani a műszaki felszerelést, készítsen egy világos, lépésről lépésre útmutatót, amely segít az új alkalmazottaknak megfelelően felkészíteni felszereléseiket. Átadhatja nekik az iránymutatásokat, és készen állhat a kérdésekre – feltétlenül mellékeljen egy hibaelhárítási részt.

Hogyan lehet megismételni azt az emberi kommunikációt és kapcsolattartást,  természetes hangulatot, amely a csapattársak között van az interneten keresztül? Először is, ha egyszerre több tagot vesz fel, képezze őket együtt, és hozzon létre egy központi környezetet, ahol egymáshoz fordulhatnak, ha kérdésük van, vagy megoszthatják gondolataikat társaikkal. Ezenkívül bevezethet baráti rendszereket, amelyek segítenek az új alkalmazottaknak biztonságosan eligazodni a bizonytalanságon. Állítson be néhány szabad időpontot a virtuális személyes találkozókhoz, hogy könnyen elérhessék Önt, ha valami felmerülne. Legyen támogató és szövetségesként viselkedjen; emlékezzen arra, hogyan érezte magát, amikor kezdő volt, és nézze meg, hogyan segíthetne.

A támogató csoport formájában szervezett találkozók is erőteljesek lehetnek. Létrehozhat egy „vezetői értekezletet” a le- és felvezetéssel kapcsolatos fájdalompontok kezelésére. Csoportokat is létrehozhat dolgozó szülők számára, akik tippeket és trükköket oszthatnak meg azzal kapcsolatban, hogyan navigálhatnak az életben főállású anyaként vagy apaként. Legyen proaktív – szervezze meg ezeket a találkozókat, és tájékoztassa a teljes társaságot, hogy bárkit szívesen látnak, és hangsúlyozza, hogy ezek biztonságos terek, abban az értelemben, hogy semmi, amiről szó esik, nem megy ezeken a találkozókon kívülre.

 

Manapság már fontos, hogy nem csak a munkahelyünkről legyünk képesek dolgozni. Ennek értelmében érdemes megismerni, hogy milyen hatékony praktikákkal lehet ezt elősegíteni.

 

Haladó gondolkodás

Az elosztott csapatokban, ahol az aszinkron kommunikáció a fő együttműködési stílus, az alkalmazottaknak gyakran önállóan kell megoldaniuk a sürgős ügyeket, és egyedül kell megoldaniuk az összetett problémákat. Az agilitás és alkalmazkodóképesség – a bizonytalanságban való boldogulás feltételes követelményei – ösztönzéséhez először egy növekedési gondolkodásmódot kell kialakítani, és képessé kell tenni az alkalmazottakat arra, hogy a problémákat kihívásként és tanulási lehetőségként, nem pedig fenyegetésként tekintsék.

Ha a vezetők olyan versenykörnyezetet támogatnak, amely korlátozza ezt a gondolkodásmódot, az alkalmazottak túlzottan stresszesek lesznek, amikor nehezen teljesítenek egy feladatot – vagy kudarcot vallanak a folyamatban. Mivel a munkahelyeken gyakoriak a kihívások és más típusú meglepetések, ez szorongást válthat ki, és fáradtsághoz vagy kiégéshez vezethet. Meg kell találnia minden alkalmazottnak azokat a kikapcsolódási formákat, amik segíthetnek átlendülni a stresszes pillanatokon, például zenehallgatás, online játékok, sokaknak akár a legjobb online casino felületeken történő játék is megoldás lehet, vagy kertészkedés, testmozgás.

Nem kis vállalkozás ez a fajta folyamatkiépítés. Amikor távoli munkahelyre vált, sok mindent figyelembe kell vennie. Ne feledje, a kultúraváltás nem megy egyik napról a másikra. Ne próbáljon meg mindent egyszerre kezelni. Építsen fel a tervet, és lépésről lépésre tegye meg. Ha minden elrendeződött, és az eredmények megjelennek a sikeres projekteken, és mindenekelőtt az emberek ellazult arcán az online találkozók során, akkor büszke és vidám lesz.